Cách bảo quản giấy tờ, tài liệu chuyên nghiệp
Giấy là sản phẩm chúng ta sử dụng hàng ngày vào nhiều mục đích khác nhau, giấy xuất hiện xung quanh chúng ta giúp đỡ và hỗ trợ tất cả mọi người trong công việc cũng như học tập và làm việc. Vậy bạn đã biết sử dụng hợp lý và bảo quản giấy đúng cách chưa?
Các yếu tố tác động làm hư hại tài liệu giấy tờ
Để biết được cách bảo vệ tài liệu chuẩn xác, thì trước hết bạn cần phải nắm bắt được đâu là nhân tố gây ra ảnh hưởng xấu tới giấy tờ qua thời gian lưu cữu.
Nóng và ẩm: đây chính là điều kiện vô cùng lý tưởng để các loại tài liệu giấy của bạn bị hư hại. Nhất là những loại giấy kém chất lượng thì thời gian bị phai mực, nhòe chữ và khó giữ được sự tinh tế như cũ.
Ánh sáng: ánh sáng sẽ là điều kiện lý tưởng cho sự sinh sôi và phát triển của nấm mốc và các loại côn trùng khác. Một số sản phẩm giấy còn bị biến đổi khi có ánh nắng trực tiếp tác động.
Côn trùng và loài gặm nhấm: Côn trùng và các loài gặm nhấm là tác động chính làm hủy hoại giấy tờ.
Nấm mốc: Nấm mốc cũng là tác động chính khiến cho giấy tờ bị phai màu, mất chữ
Rủi ro khác: cháy nhà, lũ lụt, ngập rột,… là các rủi ro có thể xảy ra gây nên hư hại tới giấy tờ.
Từ các yếu tố ảnh hưởng tới khả năng lưu trữ giấy tờ trên, chúng ta có thể dễ dàng đưa ra được các phương thức bảo quản tài liệu giấy chi tiết rõ ràng.
Nên làm gì để bảo quản giấy ở mức tốt nhất mà không bị phai màu
Bạn nên sử dụng giấy chất lượng
Việc sử dụng giấy đúng chuẩn sẽ giúp các tài liệu lưu trữ đúng mẫu kích thước, công việc sắp xếp tài liệu trở nên dễ dàng hơn, ngoài ra sử dụng giấy đúng chuẩn cũng giúp công việc in ấn và sử dụng giấy tờ trở nên dễ dàng và chuyên nghiệp hơn.
Ví dụ: Thông thường máy in văn phòng hiện nay nên in ấn với các loại giấy in photo có định lượng từ 60gsm trở lên, tốt nhất là từ 70 – 80gsm. Không nên vì tiết kiệm chi phí mà sử dụng giấy in quá mỏng, không đảm bảo chất lượng rất dễ gây kẹt giấy và ảnh hưởng đến chất lượng của bản in.
Cách bảo quản các loại tài liệu giấy hiệu quả
Để tài liệu tránh xa các khu vực ẩm mốc, thiếu ánh sáng hoặc ánh sáng quá mạnh. Nhiệt độ và độ ẩm lý tưởng để cất giữ giấy tờ chính là 13-15 độ C với độ ẩm 55-60%.
Việc bảo quản giấy cũng phụ thuộc khá nhiều vào thời tiết và không gian sống. Tùy tình hình thời tiết nơi bạn sống, hãy chọn cho mình một cách bảo quản giấy in hiệu quả nhất. Dưới đây là một số lưu ý để bảo quản giấy phù hợp:
Tránh để giấy những nơi ẩm thấp hay nơi gần nguồn nước.
Không nên để giấy ở nơi có nguồn nhiệt quá cao vì có thể gây biến dạng giấy
Không để bụi bám quá nhiều làm ảnh hưởng đến độ sáng, độ mịn và định lượng của giấy
Nếu bạn mua giấy với số lượng lớn để tiết kiệm thời gian và công sức mỗi lần mua, bạn nên có tủ để giấy kín đáo và khô thoáng, mỗi lần in bạn chỉ cho giấy vào khay số lượng vừa đủ.
Đối với các loại giấy đóng thành cuốn như giấy in liên tục thì tốt nhất nên bảo quản kỹ trong thùng, tránh những nơi có nhiều côn trùng như gián, mối,..
Chỉ nên dùng một loại giấy trong quá trình in ấn để tránh máy in hoạt động không ổn định dễ gây kẹt giấy.Không nên sử dụng giấy lâu ngày hoặc giấy đã bị ẩm để in. Tốt nhất là trước khi in bạn nên kiểm tra lại chất lượng giấy in để tránh tình trạng máy in bị kẹt giấy nhé!!
Đối với các loại giấy có kích thước nhỏ như giấy note – phân trang thì để ngay ngắn trên bàn làm việc, bảo quản lớp keo thật tốt để sử dụng bền lâu hơn.
Còn đối với giấy bìa- giấy than – decal nên bảo quản cẩn thận, tránh để thấm nước sẽ rất khó sử dụng hay hư hỏng hoàn toàn.
Giấy nên được sắp xếp hợp lý để bảo quản được trong thời gian lâu hơn, tốt nhất nếu là công ty, văn phòng thì bạn nên bảo quản các tài liệu giấy trong các Folder, Các loại File hồ sơ, bìa giấy,…
Đối với các giấy tờ tài liệu là bản vẽ, bản đồ có khổ lớn thì cần phải cuộn gọn lại cất giữ trong các ống đựng chuyên dụng. Điều này sẽ giúp cho bạn có được sự an toàn nhất định trong việc bảo vệ các loại giấy tờ tài liệu giấy.
Đối với các loại giấy tờ quan trọng, cần phải cất giữ và lưu trữ dài lâu thì bạn không nên sử dụng tay không trực tiếp cầm vào tài liệu. Bởi mồ hôi dầu trên tay của chúng ta cũng sẽ tạo nên điều kiện lý tưởng cho vi khuẩn phát triển. Và khiến cho các loại giấy tờ đó dễ dàng bị mục, bị hỏng hư hại.
=> Bạn có thể tham khảo giấy và danh sách văn phòng phẩm của THT hoặc liên hệ trực tiếp để được tư vấn và nhận báo giá văn phòng phẩm qua
CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ KỸ THUẬT VÀ CÔNG NGHỆ THT HÀ NỘI
Hotline: 039685 3333 – 0372516377
Email: tht.dv24h@gmail.com
Web: https://tht24h.com
https://www.facebook.com/profile.php?id=100054262340815
Địa chỉ: Nhà 28-TT4, Đường Foresa 4, KĐT Tasaco Xuân Phương, Nam Từ Liêm, Hà Nội
